Munkalap modul – felhasználói kézikönyv

1. Áttekintés

A Munkalap modul (v0.1.3) az OfficeSite ERP rendszer egyik központi modulja, amely a szerviz- és gyártási folyamatok teljes életciklusát kezeli – a vevői megrendeléstől a lezárt, aláírt munkalapig és a kapcsolódó szállítólevelekig. A modul szorosan integrálódik a raktárkezelési, értékesítési és kontrolling modulokkal.

A Munkalap modul főbb funkciói:

• Munkasablonok kezelése: Előre definiált szolgáltatás-, termék- és munkaóra-csomagok, amelyek automatikusan töltődnek be a megrendelésekre és munkalapokra.
• Vevői munkalapok: Külső ügyfelekhez kapcsolódó munkalapok, amelyek vevői megrendelésből generálhatók.
• Státuszkezelés: A munkalap teljes életciklusa státuszokkal követhető nyomon.
• Anyagmozgatás: A munkalaphoz szükséges anyagok mozgatásának igénylése és nyomon követése.
• Szállítólevél: Lezárt munkalaphoz szállítólevél generálható.
• Különbözeti munkalap és megrendelés: Eltérő felhasználás esetén különbözeti dokumentumok hozhatók létre.
• PDF generálás: Nyomtatható munkalap, aláírással és céges pecséttel.

2. Fogalmak és alapfogalmak

Az alábbiakban összefoglaljuk a Munkalap modulban használt legfontosabb fogalmakat.

• Munkasablon: Előre összeállított tétel-csomag (szolgáltatások, termékek, munkaórák, kiszállási díj, egyéb költségek), amelyet megrendelés vagy munkalap létrehozásakor lehet alkalmazni. Célja az ismétlődő munkák gyors rögzítése.
• Vevői megrendelés: Az ügyfél által igényelt szolgáltatás vagy termék formális rögzítése az értékesítési modulban. Ebből generálható a munkalap.
• Munkalap: A tényleges elvégzendő (vagy elvégzett) munka dokumentuma. Tartalmazza a tervezett és felhasznált tételeket, státuszt, felelős dolgozót.
• Worksheet Prefix: A munkalap sorszámának előtagja (pl. „WS-" vagy „2026-"), amely a Törzsadatok → Alapadatok → Munkafolyamat beállításban konfigurálható.
• Státusz: A munkalap aktuális állapota (pl. Függőben, Jóváhagyva, Elutasítva). A státuszok a Törzsadatok → Beállítások menüben menedzselhetők. Minden státuszhoz különböző műveletek engedélyezettek.
• Tervezett mennyiség: A megrendelésben vagy munkasablonban rögzített, várható felhasználás.
• Felhasznált mennyiség: A ténylegesen felhasznált anyag vagy elvégzett munka mennyisége, amelyet a munkalap tételeinél lehet rögzíteni.
• Különbözeti munkalap: Ha a tervezett és felhasznált mennyiség eltér, különbözeti munkalap hozható létre a különbség dokumentálására.
• Különbözeti megrendelés: Ha a munkán több anyag vagy szolgáltatás szükséges, mint az eredeti megrendelésben szerepelt, különbözeti megrendelés rögzíthető.
• Anyagmozgatási igény: A munkalaphoz szükséges anyagok raktárból való kiadásának igénylése. Az igény teljesítése után kerül az anyag a dolgozó személyes raktárába.
• Személyes raktár: Minden munkavállalóhoz rendelt egyéni raktár, amelyből a munkalap tételei felhasználásra kerülnek.
• Szállítólevél: Lezárt munkalaphoz kapcsolódó, a termékek kiadását igazoló dokumentum. Automatikus (FIFO/LIFO) vagy manuális raktári kivéttel hozható létre.
• FIFO: First In, First Out – az először beérkezett készlet kerül először kiadásra.
• LIFO: Last In, First Out – a legutoljára beérkezett készlet kerül először kiadásra.
• Eredeti rendelés: Az a vevői megrendelés, amelyből a munkalap generálódott. A munkalap fejlécén jelenik meg hivatkozásként.

3. Menüstruktúra

A Munkalap modulhoz kapcsolódó menüpontok az alábbi navigációs struktúrában találhatók:

• Munkalapok
  • Vevői munkalapok
  • Anyagmozgatási igény
• Értékesítés
  • Vevői megrendelések
• Törzsadatok
  • Munkasablonok
  • Alapadatok → Munkafolyamat (Worksheet Prefix beállítás)
  • Saját cégek
• Beállítások
  • Jogosultságok

4. Bejelentkezés és Dashboard

Az OfficeSite ERP rendszer a https://test-erp.gyapinet.dev címen érhető el. A belépéshez felhasználónév és jelszó szükséges.

Bejelentkezési mezők

• Felhasználónév / Email: A rendszerben regisztrált felhasználói azonosító.
• Jelszó: A fiókhoz tartozó jelszó.
• Bejelentkezés gomb: A megadott adatokkal elvégzi a hitelesítést és a Dashboard-ra irányít.

Sikeres bejelentkezés után a rendszer a Dashboard főoldalra navigál, ahol az összes modul elérhető.

Dashboard elemei

• Navigációs sáv (bal oldal): Az összes modul és almenü elérhető innen – Munkalapok, Értékesítés, Raktárkezelés, Gyártás, Kontrolling, Törzsadatok.
• Gyors áttekintő kártyák: Az aktuális nyitott munkalapok, megrendelések és feladatok száma.
• Felhasználói profil (jobb felső sarok): Kijelentkezés, profilbeállítások.

5. Munkasablon létrehozása

A munkasablonok előre definiált tétel-csomagok, amelyek segítségével az ismétlődő munkák (pl. klíma karbantartás, szerviz) gyorsan és egységesen rögzíthetők. A sablon kiválasztásakor az összes tétel automatikusan betöltődik a megrendelésre vagy munkalapra.

Navigáció: Törzsadatok → Munkasablonok

5.1 Munkasablonok listája

A Munkasablonok listanézet megjeleníti az összes korábban létrehozott sablont. Innen lehet új sablont létrehozni, meglévőt szerkeszteni vagy törölni.

Lista oszlopai

• Sablon neve: A munkasablon azonosítója (pl. „Klíma karbantartás").
• Leírás: Rövid szöveges leírás a sablon tartalmáról.
• Tételek száma: Hány tétel (szolgáltatás, termék, munkaóra stb.) tartozik a sablonhoz.
• Létrehozva: A sablon létrehozásának dátuma.
• Műveletek: Szerkesztés, törlés gombok.

Gombok

• Új munkasablon: Új sablon létrehozásának megkezdése.
• Szerkesztés (ceruza ikon): Meglévő sablon módosítása.
• Törlés (kuka ikon): Sablon törlése (csak akkor, ha nincs aktív megrendeléshez vagy munkalaphoz rendelve).

5.2 Új munkasablon mezői és tételei

Új sablon létrehozásakor az alábbi adatokat kell megadni:

Fejléc mezők

• Sablon neve (kötelező): Egyedi, felismerhető elnevezés (pl. „Klíma karbantartás – éves").
• Leírás: Opcionális szöveges leírás, amely segíti a sablon azonosítását a listában.
• Alapértelmezett felelős: Opcionálisan megadható, hogy melyik dolgozóhoz rendelje a rendszer az ebből a sablonból létrehozott munkalapokat.

Tételek – Szolgáltatások

• Szolgáltatás neve: A nyújtott szolgáltatás megnevezése (pl. „Klíma tisztítás").
• Mennyiség: Tervezett mennyiség (pl. 1 alkalom).
• Egységár: A szolgáltatás egységára.
• ÁFA kulcs: Az alkalmazandó ÁFA mértéke.

Tételek – Termékek

• Termék: A felhasználandó anyag vagy alkatrész kiválasztása a terméknyilvántartásból.
• Tervezett mennyiség: Várható felhasználás (pl. 2 db szűrő).
• Egységár: A termék egységára.
• ÁFA kulcs: Az alkalmazandó ÁFA mértéke.

Tételek – Munkaórák

• Munkaóra típusa: Pl. normál munkaóra, túlóra, kiszállási idő.
• Tervezett óraszám: Várható munkaidő (pl. 2 óra).
• Óradíj: Az adott munkaóra-típus díja.

Tételek – Kiszállási díj

• Kiszállás megnevezése: Pl. „Kiszállási díj – Budapest".
• Díj: A kiszállás egységára.
• Mennyiség: Hány kiszállás tervezendő.

Tételek – Egyéb költségek

• Megnevezés: Egyéb, kategóriába nem sorolható költség neve.
• Összeg: A költség értéke.
• Megjegyzés: Opcionális magyarázat.

Mentés és használat

A sablon mentése után az megjelenik a listában, és vevői megrendelés vagy munkalap létrehozásakor kiválasztható. Kiválasztáskor az összes tétel automatikusan betöltődik, amelyek ezt követően egyedileg módosíthatók.

6. Munkalap prefix beállítása

A munkalap sorszámának előtagja (prefix) a Törzsadatok → Alapadatok → Munkafolyamat menüpontban állítható be. Ez a beállítás határozza meg, hogy az újonnan generált munkalapok milyen sorszámformátumot kapnak.

Navigáció: Törzsadatok → Alapadatok → Munkafolyamat

Worksheet Prefix mező

• Worksheet Prefix: A munkalap sorszámának előtagja. Pl. ha az értéke „2026-", akkor az első munkalap sorszáma „2026-0001" lesz.
• Hatása: Minden újonnan generált munkalap sorszáma ezzel az előtaggal kezdődik, amelyet egy automatikusan növekvő sorszám követ.
• Példák:
  • Prefix: „WS-" → Sorszám: WS-0001, WS-0002, …
  • Prefix: „2026-" → Sorszám: 2026-0001, 2026-0002, … (ahogy a rendszerben is látható: 2026-0004, 2026-0005 stb.)
  • Prefix: „KLIMA-" → Sorszám: KLIMA-0001, KLIMA-0002, …
• Fontos: A prefix megváltoztatása csak az ezután létrehozott munkalapokra vonatkozik, a meglévők sorszáma nem változik.

Egyéb munkafolyamat beállítások

• Kezdeti státusz: Meghatározza, hogy a generált munkalap milyen státuszban jön létre (pl. „Függőben"). A beállítható státuszok a Törzsadatok → Beállítások menüben kezelhetők.
• Automatikus email küldés: Beállítható, hogy státuszváltáskor automatikusan küldjön-e a rendszer értesítő emailt.
• Email sablon: Megadható, hogy melyik email sablont használja az automatikus értesítőhöz.

7. Vevői megrendelés létrehozása

A vevői megrendelés az értékesítési folyamat kiindulópontja. Ebből generálható a munkalap, amely a tényleges munkavégzés dokumentuma lesz.

Navigáció: Értékesítés → Vevői megrendelések

7.1 Vevői megrendelések listája

Lista oszlopai

• Rendelésszám: Automatikusan generált egyedi azonosító.
• Vevő neve: Az ügyfél neve, akihez a megrendelés tartozik.
• Dátum: A megrendelés rögzítésének dátuma.
• Státusz: A megrendelés aktuális állapota.
• Összeg: A megrendelés nettó vagy bruttó értéke.
• Műveletek: Megnyitás, szerkesztés, törlés.

Gombok

• Új megrendelés: Új vevői megrendelés létrehozásának megkezdése.
• Szűrő / Keresés: A lista szűkítése vevő neve, dátum vagy státusz alapján.

7.2 Munkasablon kiválasztása és automatikus tételátvétel

Új megrendelés létrehozásakor lehetőség van munkasablon kiválasztására. A sablon kiválasztása után az összes előre definiált tétel automatikusan betöltődik a megrendelés tételei közé.

Megrendelés fejléc mezői

• Vevő (kötelező): Az ügyfél kiválasztása a partnernyilvántartásból.
• Megrendelés dátuma (kötelező): A megrendelés rögzítésének dátuma.
• Teljesítési határidő: A vállalt teljesítési dátum.
• Munkasablon: Opcionálisan kiválasztható sablon, amelynek tételei automatikusan betöltődnek. Pl. „Klíma karbantartás" sablon kiválasztásakor betöltődnek: a karbantartási szolgáltatás, a szükséges alkatrészek, a munkaórák és a kiszállási díj.
• Felelős: A megrendelésért felelős értékesítő vagy ügyintéző.
• Megjegyzés: Szabad szöveges megjegyzés a megrendeléshez.

Automatikusan átvett adatok munkasablonból

• Szolgáltatások: A sablonban definiált összes szolgáltatás tétel, mennyiséggel és egységárral.
• Termékek: A sablonban megadott anyagok és alkatrészek tervezett mennyiséggel.
• Munkaórák: A tervezett munkaidő típusonként.
• Kiszállási díj: A sablonban rögzített kiszállási díj tétel.
• Egyéb költségek: Egyéb, sablonban definiált tételek.

Az automatikusan betöltött tételek a megrendelésen egyedileg módosíthatók, törölhetők, vagy újak adhatók hozzájuk.

8. Munkalap generálása rendelésből

A vevői megrendelésből közvetlenül generálható munkalap. Ez a folyamat összeköti a kereskedelmi dokumentumot (megrendelés) a tényleges munkavégzés dokumentumával (munkalap).

Generálás lépései

1. Nyissa meg a kívánt vevői megrendelést.
2. Kattintson a Generálás menüpontra vagy gombra a megrendelés fejlécében.
3. A rendszer megkérdezi, hogy melyik típusú dokumentumot kívánja generálni – válassza a Munkalap opciót.
4. A rendszer automatikusan létrehozza a munkalapot a megrendelés adataival és tételeivel.
5. A generált munkalap megnyílik, és a megrendelésen megjelenik a kapcsolódó munkalap hivatkozása.

Generálás beállításai

• Kezdeti státusz: A generált munkalap státuszát a Munkafolyamat beállítás határozza meg (pl. Függőben). Ez a Törzsadatok → Alapadatok → Munkafolyamat menüpontban módosítható.
• Sorszám: A munkalap sorszáma a Worksheet Prefix beállítás alapján automatikusan generálódik (pl. 2026-0008).
• Tételek átvétele: A megrendelés összes tétele (szolgáltatások, termékek, munkaórák, kiszállás) átkerül a munkalapra tervezett mennyiségként.

Fontos megjegyzés – mennyiség és munkalapok viszonya

Ha egy megrendelésben például 10 db klíma karbantartás szerepel, a rendszer nem feltétlenül hoz létre 10 munkalapot. Ehelyett általában 1 munkalap készül, amelyen több tétel szerepel (pl. 10 db a tervezett mennyiségnél). Ez az üzleti logika rugalmasabb kezelést tesz lehetővé, és elkerüli a felesleges dokumentumok szaporodását.

9. Kapcsolódó munkalapok a rendelésen

A megrendelés és a belőle generált munkalap(ok) között kétirányú kapcsolat áll fenn. A megrendelésen mindig látható, hogy melyik munkalapok kapcsolódnak hozzá.

Elérés

1. Nyissa meg a vevői megrendelést.
2. Navigáljon a Tételek szekcióhoz.
3. A lap alján keresse meg a Kapcsolódó munkalapok szekciót.

Kapcsolódó munkalapok szekció mezői

• Munkalap sorszáma: A kapcsolódó munkalap azonosítója (pl. 2026-0008), amelyre kattintva közvetlenül megnyitható.
• Státusz: A munkalap aktuális státusza.
• Létrehozás dátuma: Mikor generálódott a munkalap.
• Felelős: A munkalaphoz rendelt dolgozó.

Üzleti szabály

Egy megrendeléshez több munkalap is kapcsolódhat (pl. ha a munkát több részletben végzik el, vagy különbözeti munkalap is készül). A kapcsolódó munkalapok listája mindig naprakész állapotot mutat.

Példa: Ha egy megrendelésben 10 db klíma szerepel, akkor:

• Általában 1 munkalap készül, amelyen a 10 db tervezett mennyiségként szerepel.
• Ha szükséges, különbözeti munkalap is létrehozható, amely szintén megjelenik a kapcsolódó munkalapok között.

10. Vevői munkalap – részletes leírás

A vevői munkalap a munkavégzés fő dokumentuma. Tartalmazza az összes szükséges információt a tervezett és elvégzett munkáról.

10.1 Munkalapok listája

Lista oszlopai

• Sorszám: A munkalap egyedi azonosítója (pl. 2026-0004, 2026-0005).
• Vevő: Az ügyfél neve.
• Felelős: A munkát végző dolgozó neve.
• Státusz: A munkalap aktuális állapota (Függőben, Jóváhagyva, Elutasítva).
• Létrehozás dátuma: Mikor generálódott a munkalap.
• Teljesítési határidő: A vállalt teljesítési dátum.
• Összeg: A munkalap tételeinek összesített értéke.

Szűrési és keresési lehetőségek

• Keresés: Szabad szöveges keresés sorszám, vevő neve vagy felelős alapján.
• Státusz szűrő: Csak adott státuszú munkalapok megjelenítése.
• Dátum szűrő: Időszak alapján szűkíthető a lista.

10.2 Munkalap fejléc mezői

• Sorszám: Automatikusan generált, a Worksheet Prefix alapján (pl. 2026-0007). Nem módosítható.
• Státusz: A munkalap aktuális állapota. Módosítható a státuszváltó gombbal.
• Vevő: Az ügyfél neve és adatai. A megrendelésből automatikusan átvett.
• Eredeti rendelés: Hivatkozás arra a vevői megrendelésre, amelyből a munkalap generálódott.
• Felelős dolgozó: A munkát végző személy. Módosítható.
• Létrehozás dátuma: Automatikusan rögzített, nem módosítható.
• Teljesítési határidő: A vállalt befejezési dátum. Szerkeszthető.
• Munkavégzés helyszíne: A munka elvégzésének helye (pl. ügyfél telephelye).
• Megjegyzés: Szabad szöveges megjegyzés, amely a PDF-en is megjelenik.
• Belső megjegyzés: Csak belső használatra szánt megjegyzés, a PDF-en nem jelenik meg.

Fejléc gombok

• Szerkesztés: A munkalap adatainak módosítása (csak megfelelő státuszban és jogosultsággal).
• Státusz módosítása: A munkalap státuszának megváltoztatása.
• PDF letöltése: Nyomtatható PDF generálása a munkalapról.
• Új szállítólevél: Szállítólevél létrehozása a munkalaphoz (csak lezárt munkalapnál aktív).
• Különbözeti munkalap: Különbözeti munkalap létrehozása, ha a tervezett és felhasznált mennyiség eltér.
• Törlés: A munkalap törlése (csak a kezdeti státuszban lehetséges).

10.3 Munkalap tételek (szolgáltatások, termékek, munkaórák, kiszállás)

Tételek közös mezői

• Megnevezés: A tétel neve (szolgáltatás, termék, munkaóra típusa stb.).
• Tervezett mennyiség: A megrendelésből vagy sablonból átvett, várható felhasználás.
• Felhasznált mennyiség: A ténylegesen felhasznált mennyiség, amelyet a munkavégzés során kell rögzíteni.
• Egységár: A tétel egységára.
• ÁFA kulcs: Az alkalmazandó ÁFA mértéke.
• Nettó összeg: Felhasznált mennyiség × egységár.
• Tétel státusza: Az adott tétel külön státusza (pl. Folyamatban, Kész).
• Megjegyzés: Tételszintű megjegyzés.

Szolgáltatások fül

A nyújtott szolgáltatások listája. Minden sor egy elvégzendő vagy elvégzett szolgáltatást jelöl.

Termékek fül

A felhasználandó anyagok és alkatrészek listája. A tervezett és felhasznált mennyiség itt követhető nyomon. A termékek a dolgozó személyes raktárából kerülnek felhasználásra.

Munkaórák fül

A tervezett és ténylegesen elvégzett munkaidő nyilvántartása típusonként (normál, túlóra, kiszállási idő stb.).

Kiszállás fül

A kiszállási díj(ak) rögzítése. Tartalmazza a kiszállás megnevezését, díját és mennyiségét.

11. Munkalap státuszok

A munkalap életciklusa jól definiált státuszokon keresztül követhető nyomon. Minden státuszhoz meghatározott műveletek engedélyezettek.

Státuszok részletes leírása

Megjegyzés: A státuszok a Törzsadatok → Beállítások → Státusz beállítások menüben menedzselhetők. A dokumentációban szereplő státuszok az aktuálisan konfigurált értékeket mutatják.

• Függőben:
  • Mikor használjuk: A munkalap generálásakor automatikusan ebbe a státuszba kerül.
  • Mit jelent: A munkalap létrejött, de még nem aktív; szerkeszthető, törölhető.
  • Engedélyezett műveletek: Szerkesztés, törlés, státuszváltás.
• Jóváhagyva:
  • Mikor használjuk: Amikor a munkavégzés elvégzésre és elfogadásra kerül.
  • Mit jelent: A munkalap jóváhagyott, lezárható. PDF és szállítólevél generálható.
  • Engedélyezett műveletek: PDF letöltése, szállítólevél létrehozása.
• Elutasítva:
  • Mikor használjuk: Ha a munkalap nem fogadható el vagy érvénytelen.
  • Mit jelent: A munkalap elutasításra került, inaktív.
  • Engedélyezett műveletek: Csak megtekintés.

12. Státuszváltás és email értesítés

A munkalap státusza a fejlécben lévő Státusz módosítása gombbal változtatható meg. Státuszváltáskor lehetőség van automatikus email értesítés küldésére az érintett feleknek.

Státuszváltás lépései

1. Nyissa meg a munkalapot.
2. Kattintson a Státusz módosítása gombra.
3. Válassza ki az új státuszt a legördülő listából.
4. Opcionálisan adjon meg megjegyzést a státuszváltáshoz.
5. Döntse el, hogy kíván-e email értesítést küldeni.
6. Ha igen, válassza ki az email sablont.
7. Kattintson a Mentés gombra.

Email értesítés beállításai

• Email küldése: Kapcsoló, amely engedélyezi vagy letiltja az automatikus email küldést az adott státuszváltáshoz.
• Címzett: Automatikusan a megrendeléshez kapcsolódó vevő email címe, de módosítható.
• Email sablon: Előre definiált email sablonok közül választható, amelyek tartalmazzák a munkalap adatait (sorszám, vevő neve, státusz, határidő stb.).
• Tárgy: Az email tárgya, amely a sablonból töltődik be, de módosítható.
• Üzenet: Az email törzse, amely a sablonból töltődik be, de módosítható.

Automatikus email küldés

A Munkafolyamat beállításban megadható, hogy bizonyos státuszváltásoknál a rendszer automatikusan küldjön email értesítést, emberi beavatkozás nélkül. Az automatikus email a beállított sablont használja.

13. Munkalap tételek kezelése – Felhasználás

A munkalap tételeinél a tervezett mennyiség mellett rögzíthető a ténylegesen felhasznált mennyiség. Ez a különbség alapja a különbözeti munkalapnak és a pontos elszámolásnak.